Dos muitos conteúdos que a formação em “Gestão de Times e Lideranças” da Hyper Island me trouxe, há um que considero mais valioso e aplicável. Ele é o framework de alinhamento dos times – ou o “walnut model”, como também é conhecido.
Enxergando o invisível
Considero esse modelo tão relevante porque nos ajuda a enxergar algo que normalmente é invisível no dia a dia. Como estamos mais focados em produzir e gerar resultados, o nosso processo enquanto time fica em segundo plano. Por “processo enquanto time”, entenda o conjunto de regras e acordos, sejam eles implícitos ou explícitos, que balizam nossa forma de trabalhar em equipe. Entre eles, como tomamos decisões, lidamos com opiniões divergentes, expomos ideias, compartilhamos informações, valorizamos e punimos comportamentos, etc.
Com esse framework, conseguimos trabalhar em cima desses aspectos, que, normalmente, são tão intangíveis quanto são essenciais. E que nos fogem ao olhar do dia a dia naturalmente por diferentes motivos. Seja pela pressão por resultados ou pela falta de capacitação, já que existem gaps na formação de profissionais nesses aspectos.
Foco no conteúdo X Foco no processo
Em geral, detemos a maior parte do nosso tempo, energia e conversas (sejam elas reuniões ou a comunicação mais orgânica e informal) ao conteúdo do nosso trabalho – o “o que” estamos fazendo. Isso quer dizer que nossa atenção se mantém majoritariamente nas tarefas, prazos e resultados. E isso não é problemático, desde que nosso processo – o “como” fazemos – esteja funcionando.
E é aí que vem o problema. Por não dedicarmos o tempo e atenção necessários, o nosso “como” em geral não está funcionando como deveria ou poderia. E o impacto disso recai exatamente sobre a qualidade e efetividade do nosso trabalho. Trazendo, assim, um paradoxo: queremos produzir mais e melhor. E, para isso, dedicamos basicamente todo nosso tempo e energia na execução dos projetos e tarefas. Mas, ao fazê-lo, deixamos de lado o foco no nosso processo. O que acaba justamente limitando ou até mesmo comprometendo nossa capacidade produtiva.
Acordos explícitos X implícitos
Por não olharmos deliberadamente para as regras e acordos de time com frequência, a maioria deles acaba se dando de forma implícita. E, assim, eles vão se estabelecendo organicamente no dia a dia sem percebermos. Se alguém evita discordar de um colega em uma reunião mas depois comenta em particular com outro colega, por exemplo, começa a se estabelecer que “não discordamos uns dos outros” – o que pode acontecer por motivos políticos ou para “não pesar o clima”. Quanto mais isso se repete, mais se reforça como uma definição de como o time age. E isso pode limitar o potencial da equipe em construir coisas novas, manter alinhamento e garantir comunicação eficiente.
Como lidar com isso
O primeiro passo para lidar com isso já está sendo dado ao ler esse artigo. Ou seja, tomar consciência da importância do foco no processo para o sucesso de uma equipe. O segundo é justamente “criar tempo” para olhar para esse aspecto. Esse passo é desafiador por causa do paradoxo mencionado acima. Queremos dedicar nossos esforços em produzir. E “parar” para focar no processo enquanto time pode parecer perda de tempo. Porém, é importante “confiar no processo” e entender que esse investimento (e não perda) de tempo é essencial para o atingimento dos resultados a médio e longo prazo.
Minha sugestão é que ao invés de criar momentos espaçados e pesados (como encontros mensais de 3h), essa pausa estratégica se torne parte do dia a dia do time com encontros curtos e frequentes e pautas bem delimitadas. Por exemplo, conversas quinzenais com duração de 1h, cujas pautas e/ou aspectos a serem abordados sejam alinhados previamente. Algo como “comunicação entre os projetos X e Y” ou “transparência e como lidamos com divergência de opiniões”.
Além dos momentos formais destinados a alinhar o foco no processo, é essencial que o time esteja aberto a criar momentos organicamente no seu dia a dia. Ao surgir um conflito de ideias por exemplo, lidar com ele imediatamente ao invés de esperar uma reunião de time. Ou, ao surgir um comportamento desalinhado com o esperado, que o feedback surja de imediato e não fique guardado para o próximo encontro. Lidar com o processo precisa realmente se tornar parte do dia a dia da equipe.
A importância do diagnóstico
Em times que já funcionam juntos há algum tempo, o processo da equipe já existe e provavelmente conta com inúmeras regras e acordos implícitos. Nesses casos, uma primeira abordagem para encontros de time é justamente buscar identificar e mapear esses pontos e, assim, ter um “diagnóstico”. Ou seja, um entendimento comum de como o time está funcionando.
Ainda, é essencial que seja feita uma leitura de cenário e entendimento do contexto em que o time se encontra para que se possa desenhar um modelo ideal de funcionamento. A intenção é que, ao refletir como o contexto limita e exige do time, se possa idealizar a forma mais coerente de atuação para cada situação.
Ter isso claro e alinhado entre o time é essencial para que se possa partir para o próximo passo. Que é o de ajustar os acordos já existentes e criar novos.
Retomando:
- Passo 1: entender e alinhar importância
- Passo 2: criar momentos
- Passo 3: diagnóstico compartilhado
- Passo 4: leitura do contexto
- Passo 5: desenho de modelo ideal
- Passo 6: ajustes e criação de acordos
Em geral, em um espaço curto de tempo (6 meses a 1 ano, dependendo do contexto de negócio), as sessões de time podem se limitar ao passo 6. Mas tanto no médio prazo quanto em mudanças significativas (saídas ou entradas de membros ou mudanças bruscas de contexto por exemplo), é importante existirem encontros maiores em que se repitam todos os passos e se atualize a configuração do time.
O Mindset dos Navegadores como ferramenta de alinhamento
A nossa ferramenta do “Mindset dos Navegadores” foi desenhada para ser usada justamente nesse processo e ajudar os times a terem um diagnóstico sobre os principais aspectos do seu funcionamento com um olhar estratégico para seu contexto. E, principalmente, para direcionar as ações que vão garantir um funcionamento de alta performance frente a cada cenário.
Além do “Mindset dos Navegadores”, criamos um método completo para implementar o “foco no how”. Compilamos diferentes ferramentas e checklist de processos que ajudam a incorporar essa mentalidade no dia a dia das equipes.
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