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Como fazer reuniões de time mais eficientes?

Seja a reunião de fechamento mensal, trimestral ou semestral, as reuniões de time são momentos cruciais. Confira algumas dicas de como fazer a sua ser mais eficiente:

A prioridade de foco no dia a dia de uma empresa é bastante clara: entre as oito da manhã e sete da noite, equipes se dedicam a entregar suas metas e resultados. Estão focadas em executar os planos de ação definidos para cada projeto – tarefas e prazos que devem ser cumpridos para que os resultados esperados sejam atingidos e quem sabe até superados. Apesar do foco majoritário ser em execução, essas equipes também destinam algum tempo dessa rotina para análises e planejamento: as reuniões de time periódicas. Encontros que em geral acontecem com frequência que varia de mensal a semestral, em que o time para o que está fazendo e se reúne para analisar como está indo: o que foi e não foi executado, que resultados foram gerados e o que está faltando para chegar lá.

Por serem momentos de certa forma escassos na proporção de carga horária investida, os encontros de time são momentos muito valiosos. Muitas vezes são o único momento em que se consegue unir todo o time em um mesmo ambiente, olhando todos juntos para o conjunto formado pelas partes. Além disso, esses encontros carregam um poder imenso de alinhar e motivar os membros da equipe para o próximo ciclo. Nesse artigo alguns cuidados para ajudar a tirar o máximo desses momentos.

Separe resultado de desempenho

Uma das principais lições que trazemos da nossa inspiração no mundo náutico é o entendimento de que resultados dependem de inúmeras variáveis, das quais a maioria muitas vezes não está no nosso controle. E isso nos ensina que precisamos direcionar nossa energia a controlar o que podemos controlar: nossa maneira de agir e nosso desempenho – a maneira como estamos interagindo enquanto time, o quanto estamos nos dedicando, o nível de qualidade que estamos colocando no nosso trabalho e atitudes. Valorizar (ou cobrar) apenas resultados pode desmotivar o time e dificultar seu desenvolvimento. Observar a maneira de agir enquanto time e enquanto indivíduos mantém o foco em crescimento de desempenho. Isso ajuda o time a não se acomodar quando os resultados forem bons, pois sempre existirá um objetivo de melhorar também o desempenho. E também evita que se desmotivem com resultados ruins por entenderem que é parte do jogo e focando no seu desempenho têm o poder de reverter isso no próximo ciclo.

Faça todos participarem ativamente

A participação de todos reforça o sentimento de pertencimento de cada um e também o senso de responsabilidade sobre a sua área. Mesmo em times muito grandes, onde a apresentação de resultados eventualmente tenha que ficar a cargo de um ou poucos membros de cada área ou projeto, é possível fazer formatos de conversa em pequenos grupos. Podem ser conversas breves e objetivas, provocando pessoas de diferentes áreas ou projetos a compartilharem como tem sido o seu dia a dia, principais desafios e perspectivas para o próximo ciclo que vem pela frente (próximo mês, próximo projeto, próximo semestre…). Assim também se ganha em integração e aproximação de todos e o time ganha em espírito colaborativo e engajamento.

A dificuldade de manter a reunião no horário pode ser sinal que faltam momentos de conversa

É comum que terminar a reunião no horário previsto seja um desafio. Isso pode ser um indício de que o time tem necessidade de mais ou outros momentos de trocas e conversas entre si. Preste atenção no tipo de necessidade evidenciada na fala das pessoas: está faltando saber mais sobre o trabalho dos colegas? Estão incomodados com algo? Estão demonstrando haver desalinhamentos no time? Estão buscando resolver questões mais específicas em um fórum que deveria focar em tópicos macro? Esses sinais podem ser uma ótima oportunidade de identificar eventuais gaps no processo de comunicação e alinhamento do time no seu dia a dia e devem ser endereçados o quanto antes para minimizar prejuízos na performance do time, garantir o engajamento dos membros e não desperdiçar oportunidades de colaboração entre áreas ou projetos.

Foque também no processo:
o “como” é tão importante quanto o “o que”

O ideal é que a própria reunião periódica do time tenha momentos distintos: um direcionado a debater os resultados e conteúdo do trabalho e outro momento destinado a olhar para o processo do time: como estamos nos comunicando, trocando boas prática, compartilhando informações e tomando decisões enquanto time? O que podemos melhorar em relação a isso para aumentar nossa performance? Focar no processo de grupo que baliza o funcionamento do time pode catalisar a produtividade e desempenho do grupo, influenciado diretamente nos resultados da equipe.

De |2019-05-08T11:18:15+00:00maio 8th, 2019|Categorias: Não categorizado|Tags: , , , |0 Comentários

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