Seja a reunião de fechamento mensal, trimestral ou semestral, as reuniões de time são momentos cruciais. Confira algumas dicas de como fazer a sua ser mais eficiente:
A prioridade de foco no dia a dia de uma empresa é bastante clara. Entre as oito da manhã e sete da noite, equipes se dedicam a entregar suas metas e resultados. Estão focadas em executar os planos de ação definidos para cada projeto. Seja por meio de tarefas ou prazos que devem ser cumpridos para que os resultados esperados sejam atingidos e, quem sabe, até superados.
Apesar do foco majoritário ser em execução, essas equipes também destinam algum tempo dessa rotina para análises e planejamento. As reuniões de time periódicas são um exemplo disso. Encontros, esses, que tendem a acontecer com frequência que varia de semanal a semestral. Assim, o time faz uma pausa a fim de analisar como está o andamento das atividades e estratégias. Por exemplo, ações que foram ou não executadas, resultados obtidos e o que falta para atingir a meta.
Por serem momentos mais pontuais, em relação às demais demandas, os encontros de time são momentos muito valiosos. Eles são, muitas vezes, o único momento em que se consegue unir todo o time em um mesmo ambiente. Além disso, esses encontros carregam um poder imenso de alinhar e motivar os membros da equipe para o próximo ciclo. Nesse artigo listamos alguns cuidados para aproveitar ao máximo as reuniões de time.
Aproveite as reuniões de time para apresentar resultados atrelados às metas e também ao desempenho
Uma das principais lições que trazemos da nossa inspiração no mundo náutico é o entendimento de que resultados dependem de inúmeras variáveis. Das quais a maioria muitas vezes não está no nosso controle. E isso nos ensina que precisamos direcionar nossa energia a controlar aquilo que é possível. Como nossa maneira de agir e nosso desempenho. Assim como a forma que estamos interagindo enquanto time e o quanto estamos nos dedicando. Além do nível de qualidade que estamos colocando no nosso trabalho e atitudes.
Valorizar (ou cobrar) apenas resultados pode desmotivar o time e dificultar seu desenvolvimento. Observar a maneira de agir enquanto time e indivíduos mantém o foco em crescimento de desempenho. Isso ajuda o time a não se acomodar quando os resultados forem bons, pois sempre existirá um objetivo de melhorar também o desempenho. Além de evitar que se desmotivem com resultados ruins por entenderem que é parte do jogo. O importante é manter o foco no resultado e desempenho para que seja possível reverter um eventual resultado ruim.
Faça todos participarem ativamente
A participação de todos reforça o sentimento de pertencimento de cada um e também o senso de responsabilidade sobre a sua área. Mesmo em times muito grandes, onde a apresentação de resultados eventualmente tenha que ficar a cargo de um ou poucos membros de cada área ou projeto, é possível fazer formatos de conversa em pequenos grupos. Podem ser conversas breves e objetivas, provocando pessoas de diferentes áreas ou projetos a compartilharem como tem sido o seu dia a dia, principais desafios e perspectivas para o próximo ciclo que vem pela frente (próximo mês, projeto ou semestre). Assim também se ganha em integração e aproximação de todos e o time ganha em espírito colaborativo e engajamento.
Mantenha as reuniões de time dentro do tempo de duração proposto
É comum que terminar a reunião no horário previsto seja um desafio. Isso pode ser um indício de que o time tem necessidade de mais ou outros momentos de trocas e conversas entre si. Preste atenção no tipo de necessidade evidenciada na fala das pessoas: está faltando saber mais sobre o trabalho dos colegas? Estão incomodados com algo? Estão demonstrando haver desalinhamentos no time? Estão buscando resolver questões mais específicas em um fórum que deveria focar em tópicos macro? Esses sinais podem ser uma ótima oportunidade de identificar eventuais gaps no processo de comunicação e alinhamento do time no seu dia a dia e devem ser endereçados o quanto antes para minimizar prejuízos na performance do time, garantir o engajamento dos membros e não desperdiçar oportunidades de colaboração entre áreas ou projetos.
Foque também no processo: o “como” é tão importante quanto o “o quê”
O ideal é que a própria reunião periódica do time tenha momentos distintos: um direcionado a debater os resultados e conteúdo do trabalho e outro momento destinado a olhar para o processo do time: como estamos nos comunicando, trocando boas prática, compartilhando informações e tomando decisões enquanto time? O que podemos melhorar em relação a isso para aumentar nossa performance? Focar no processo de grupo que baliza o funcionamento do time pode catalisar a produtividade e desempenho do grupo, influenciado diretamente nos resultados da equipe.
